협업툴 Asana 관리자 사용 가이드

들어가는 글

게임 개발 프로젝트가 커질수록 “누가 무엇을 하고 있는지”, “이 작업이 언제 끝나는지”를 파악하기 어려워진다. 특히 내러티브 팀처럼 여러 부서와 긴밀히 협업해야 하는 경우, 일감 추적의 어려움은 프로젝트 전체 지연으로 이어질 수 있다.

이 가이드는 게임 개발팀에서 아사나 관리자 역할을 맡은 분들을 위해 작성됐다. 팀 설정부터 일감 자동화, 협업 관리까지 실무에서 바로 적용 가능한 구체적 방법을 다룬다.

아사나 사용 목적

아사나를 사용하는 이유는 크게 세 가지이다.

• 일감 관리
• 협업 부서와의 투명한 협업
• 전사 프로젝트 개발 관리

아사나를 사용하면 메리트는 아래와 같다.

• 내가 해야 할 일을 투명하게 알 수 있다
• 각 부서 내의 그레이 존을 최소화할 수 있다
• 나와 특정 업무로 묶인 ‘협업 관계자’를 쉽게 알 수 있다

아사나 활용처

프로젝트 전체 개발 관리 및 추적

아사나는 ‘프로젝트 단위’로 우리 게임의 개발 현주소를 파악할 수 있다. 여기서 ‘프로젝트’라는 개념은 정의하기에 따라 다르다. 예를 들어, ‘Milestone3’이라는 프로젝트는 말 그대로 ‘마일스톤 3’의 전체 일감을 프로젝트라는 단위로 쪼갠 것이다. ‘우리게임 전체 일정’이라는 프로젝트를 만들어서, 거기에 출시 때까지 필요한 모든 스펙과 일감을 다 넣어놨다면 그게 ‘프로젝트’가 된다.

일정 관리 – 개인 일정, 팀원 일정, 전사 일정

아사나는 전사 모든 사람의 ‘일감’이 ‘일정(마감일)’화되어 관리된다. 아사나를 사용하면 전사 모든 사람들의 일감을 확인할 수 있고, 그 일감이 언제 시작하여 언제 종료되는지 파악할 수 있다. ‘전사 일정’을 모두 더하면, 그게 바로 우리 프로젝트의 전체 일정이 된다. 단, 구두로 논의되고 끝나거나 아사나에 등록하지 않은 채 진행되는 ‘그레이 존’ 일감이 있을 수 있어 주의가 필요하다. 만약 그레이 존을 최소화하려면 슬랙이나 노션 등에서 진행되는 모든 서브태스크를 아사나의 일감화를 해두는 게 좋다.

협업 관리 – 각 일감 간의 연결 관계에 따른 독립/종속성 파악

아사나에 모든 협업 부서 일감을 등록해 놨다면, 각 일감 간의 종속관계를 파악할 수 있다. 예를 들어, ‘삼칠이’라는 캐릭터를 기획하는 일감이 있다고 가정해 보자. 그러면 ‘캐릭터 컨셉 기획 – 삼칠이’라는 일감과, ‘캐릭터 원화 제작 – 삼칠이’, ‘캐릭터 애니메이션 제작 – 삼칠이’ 등의 일감이 존재할 것이다. 앞에서부터 순서대로 일감이 완료되어야 뒤의 일감이 진행 가능하다. 즉, 세 일감은 서로 ‘종속 관계’이며, 아사나는 이 종속 관계의 일감을 서로 연결해줄 수 있다. 단, 아사나에서는 이러한 종속 관계를 ‘자동화’해서 연결해주는 기능은 아직 지원하지 않는다. 대신에, 마스터 일감(예: 캐릭터 제작 – 삼칠이) 템플릿을 만들고, 그 템플릿 내에서 캐릭터 컨셉 기획, 캐릭터 원화 제작, 캐릭터 애니메이션 제작 등의 일감을 모두 종속 관계로 연결해두면, 템플릿을 생성할 때마다 자동으로 이러한 종속 관계가 생성된다.

팀 구성 및 권한 관리

팀 멤버 초대

Asana 대시보드에서 좌측 하단에 ‘팀원 초대’ 버튼이 있다. 팀원 초대 버튼을 누르면 ‘아사나 초대’ 및 ‘프로젝트에 추가’를 할 수 있다.

이번에 새로 입사한 사람을 아사나에 초대하는 상황이거나, 또는 특정 프로젝트(예: 발주 리스트 등)에 한꺼번에 여러 명을 초대해야하는 경우 팀원 초대 버튼이 유용하다.

이메일 주소에 이번에 추가하려는 사람의 사내 메일을 입력한다.

‘팀에 추가’에는 프로젝트 전사 팀에 추가한 뒤, 해당 인원의 소속 팀을 추가한다.

예를 들어, 전사 그룹 이름이 ‘전사 멤버 그룹’이고 해당 멤버 소속이 ‘내러티브팀’이라면 위 팀원 초대를 ‘전사 멤버 그룹’ 한 번, ‘내러티브팀’ 한 번 해서 총 두 번 하면 된다.

프로젝트별 접근 권한 설정

조직마다 프로젝트를 구성하는 방법은 다양하게 존재할 수 있다.

예를 들어 팀마다 일정을 취합하는 프로젝트를 따로 두는 조직이라면 아래처럼 구성할 수 있다.

1. 전사 일정
2. 게임 디자인
3. 아트
4. 내러티브

2번은 게임 디자인팀의 일정이나 일감을 관리하기 위한 프로젝트이고, 3번과 4번도 마찬가지이다.

만약 내가 ‘아트’라면, 3번을 자주 확인하게 될 것이다. 하지만 2번과 4번을 못 들어간다면 나와 같이 협업하는 상대방의 일감을 파악하지 못하여 내가 누구랑 협업하는지 알 수가 없을 수 있다.

이런 경우를 대비하여, 각 프로젝트는 ‘전사 누구나 열람 가능하되, 우리 부서 사람만 편집 가능’하게 만드는 게 좋다.

아사나에서 임의의 프로젝트를 들어가 우측 상단에 있는 ‘공유’ 버튼을 누르면, 해당 프로젝트의 권한 설정을 바꿔줄 수 있다.

가령, 그 프로젝트를 관리하는 프로젝트 관리자를 제외하고는 아무도 수정할 수 없게, ‘댓글 작성자’나 ‘열람’ 권한을 줄 수도 있다.

하지만 중간 관리자를 두어서 관리하겠다면 중간 관리자에게만 ‘편집자’ 권한을 주어 관리하는 방법도 있다.

어느 쪽이든 이러한 권한 설정 방법을 통해 조직 내 일감이나 일정이 임의의 팀원의 조작 실수 등으로 갑자기 변동되는 일을 막을 수 있다.

게스트 관리 및 외부 협력사 작업 처리

아사나는 사내 메일 외에 다른 게스트나 외부 협력사도 초대할 수 있다.

게스트 메일을 직접 입력하거나, ‘프로젝트 링크 복사’라는 버튼을 통해 게스트 초대가 가능하다.

단, 게스트를 초대한 경우에도 게스트가 우리 프로젝트 내 임의의 일감을 실수로 수정하지 않도록 권한 설정이 반드시 필요하다.

보통 게스트의 경우 ‘댓글 작성자’ 권한 정도면 충분하다.

만약 게스트가 보면 안 되는 프로젝트나 페이지가 있다면 게스트를 ‘상위 프로젝트’보다는 각각의 하위 프로젝트나 하위 일감 위주로 링크를 공유하는 게 좋다.

워크플로우 자동화

반복 작업용 프로젝트 템플릿 만들기

아사나가 힘을 발휘하는 지점은 바로 ‘반복 작업’ 일감 관리이다.

업무를 하다보면 일회성 업무도 있지만 비슷한 프로세스의 업무가 반복되어야 하는 업무도 상당히 많다.

이처럼 ‘언제’, ‘왜’, ‘어떻게’ 일을 할 건지가 명확하다면, 템플릿으로 만들어두면 좋다.

템플릿에는 아래와 같은 요소를 미리 포함해두는 게 좋다.

• 기본 섹션 (예: 백로그, 할 일, 진행중, 리뷰 필요, 완료 등)
• 하위 일감 / 종속 관계
• 담당자 / 예상 소요 일정

캐릭터 제작 일감 등은 템플릿으로 만들어두면 편리한 대표적인 마스터 일감이다. A 캐릭터 제작과 B 캐릭터 제작은 스펙이 동일하다면 일감의 수도 크게 다르지 않기 때문이다.

그밖에도 ‘스프린트 관리’, ‘빌드 준비’, ‘스토리 시나리오 제작’, ‘QA’ 등등, 매 반복 단계가 거의 고정된 작업에는 템플릿 사용이 큰 도움이 된다.

이러한 템플릿은 아무 때나 생성하기보다는 특정한 반복 주기의 ‘시작’ 시점에 만들어두는 게 좋다. 예를 들어, 격주나 격월로 정해진 기간에 템플릿을 생성해두고 작업자에게 분배하는 식이다. 그러면 템플릿에 의해 자동으로 생성되는 일감 일정도 선행/후속 작업 사이의 관계와 필요 일정을 자동화하여 관리할 수 있다.

규칙 설정으로 작업 자동 배정 및 상태 업데이트

아사나를 도입했다고 해서, 모든 일이 술술 풀리면 좋겠지만 아쉽게도 그렇게 되기는 쉽지 않다.

그 이유는 아사나라는 툴이 불완전해서라기보다는, 아사나를 사용하는 사람이 워낙 많고 그 사람이 맡은 일감의 수가 굉장히 많기 때문이다. 한 마디로 ‘복잡하기 때문’이다.

시간이 갈수록 아사나가 복잡해지다못해, 누군가가 손을 대지 않으면 마치 엉킨 실타래처럼 도무지 관리가 되지 않아 혼란스러워지는 아사나를 볼 수 있다. 하지만 그렇다고 그것을 정리하자니 이게 일을 하는 것도 아니고 일을 안 하는것도 아니고 불필요한 공수가 낭비되는 점에 시간이 소요되기도 한다.

이럴 때일수록 ‘규칙’ 기능을 똑똑하게 사용하면 불필요한 아사나 설정 공수 낭비를 최소화할 수 있다.

규칙이란, 한 마디로 ‘트리거’를 기반으로 내가 직접 손대지 않아도 일감을 자동으로 상태를 변환해주는 기능이다.

예를 들어, 내가 맡은 일을 ‘완료’하면, 그 일감을 ‘리뷰’ 섹션으로 보내고, 협업 상대방에게 자동으로 멘션을 보내고 싶다고 가정하자. 그러면 이러한 내용을 ‘트리거’ 기반으로 도식화해서 규칙으로 만들 수 있다.

특히 최근에는 아사나에서 내가 원하는 기능을 도식화하지 않고 글로 서술하기만 해도 AI가 알아서 규칙을 짜 주기도 하니 편리해졌다.

그런데 모든 Task를 규칙 기반으로 묶어버리면 오히려 규칙을 만드느라 정작 중요한 일을 하지 못하는 불상사가 생길 수 있다.

어떤 트리거를 자동화 대상으로 삼을지 먼저 고려하는 게 선행되어야 한다.

아래는 대표적인 자동화 대상 목록이다.

• 새 태스크 생성 시: 특정 프로젝트/섹션에 Task 생성 시, 해당 Task에 자동으로 담당자 배정.
• 태스크 상태 변경 시: 상태가 ‘검수 요청’으로 바뀌면, 리뷰 담당자에게 자동 배정 및 슬랙 알림.
• 마감일/우선순위 변경 시: 마감일 변경 시, 그것을 트리거로 슬랙 알림 또는 섹션 이동.

그리고 관리자 입장에서는 아래와 같은 규칙을 만들어 두면 편리하다.

• 버그 제보 이슈 → QA 섹션으로 자동 이동 + QA 담당자 자동 배정
• 우선순위가 ‘높음’ 이상 + 마감 3일 이내 → 담당자 & 리더에게 알림
• 상태 = 완료 일감이 7일 경과 시 → 자동으로 아카이브 섹션으로 이동

알아두면 편리한 규칙이지만, 몇 가지 룰을 지키지 않으면 오히려 규칙끼리 꼬여서 그 규칙을 푸느라 아까운 시간이 쓰일 수 있다. 이러한 점은 주의하자.

• 규칙 중복/충돌 주의: 여러 가지 규칙을 만들다보면, 앞에서 만든 규칙과 중복되는 규칙을 만들어서 서로 충돌이 날 수 있다.
• 점진적인 규칙 확장: 처음부터 모든 규칙을 한번에 다 만들려고 하기보다는, 업무를 하다보면 불편했던 점을 하나씩 규칙으로 만들어보는 것이 좋다.
• 알림 설정 신중하게: 모든 규칙에 ‘슬랙 알림’ 등을 넣으면 슬랙이 계속 울려서 오히려 업무 집중을 하기 어려울 수 있다. 꼭 필요한 것만 알림을 할 수 있게 하자.

커스텀 필드로 우선순위, 작업 타입, 스프린트 구분

커스텀 필드는 팀 전체가 함께 쓰는 공통 분류 체계라고 이해하면 된다.

예를 들어 우리 팀이 프로젝트를 마일스톤과 스프린트로 관리한다고 해 보자. 마일스톤 1의 두 번째 스프린트를 M1s2라고 부를 때, 어떤 일감은 “M1s2에 출시되어야 하는 기능”이거나 “M1s2까지 기획·구현이 끝나야 하는 스펙”일 수 있다. 이런 경우, 일감에 ‘마일스톤’이라는 커스텀 필드를 추가해 값으로 M1s2를 넣어두면, 그 일이 어느 시점에 속한 작업인지 한눈에 파악할 수 있다.

커스텀 필드에서 가장 중요한 것은 ‘어떤 값을 쓸지 명확히 정의하는 것’과 ‘언제, 누가, 어떻게 쓸지에 대한 사용 규칙을 분명히 정하는 것’이다.

예를 들어 ‘우선순위’라는 커스텀 필드가 있다고 하자. “언젠가는 반드시 해야 하지만 당장은 급하지 않은 핵심 시스템 개발”과 “내일까지 끝내야 하지만, 상황에 따라서는 생략해도 괜찮은 작업”이 동시에 있을 수 있다. 이때 어떤 일을 더 높은 우선순위로 볼지는, 단순히 마감일만 보고는 판단하기 어렵다.

문제는, 이런 기준이 정의되어 있지 않으면 팀원 입장에서는 “어떤 게 진짜 더 중요한지” 판단하기 힘들다는 점이다. 결국 사람들은 각자 생각대로 “지금 급해 보이는 일”부터 처리하게 되고, 관리자가 머릿속으로 세워 둔 우선순위와 실제 작업 순서가 완전히 어긋날 수 있다. 이렇게 되면 일정 지연이나 품질 문제처럼, 우선순위 오판에서 비롯된 사고가 발생하기 쉽다.

그래서 커스텀 필드를 만들 때는

• 각 값이 어떤 의미인지
• 누가 값을 정하고 바꾸는지
• 값에 따라 어떤 행동이 따라야 하는지

를 함께 정리해 두어야 한다. 그래야 팀 전체가 같은 기준으로 같은 우선순위와 같은 분류 체계를 사용하게 된다.

일감 관리

우리팀 일감 유형 구분하기

일감은 크게 ‘협업 일감’과 ‘내부 일감’으로 나눌 수 있다.

우리팀 일감을 관리한다는 것은 협업 일감과 내부 일감을 잘 구분하고, 우선순위에 맞게 양쪽을 잘 관리한다는 것을 의미한다.

협업 일감이란, 우리 팀이 마일스톤에 달성해야 하는 일감 중에서 다른 팀과 적든 많든 얽혀있는 일감을 말한다. 대표적으로, ‘캐릭터 제작’이나 ‘이벤트 스토리 제작’ 등이 이에 해당한다.

• 캐릭터 제작: 캐릭터 컨셉 기획 시, 컨셉 아트, 애니메이션, 기획팀 등과 긴밀하게 논의해야 한다.
• 이벤트 스토리 제작: 이벤트 스토리에 등장할 캐릭터 및 리소스 등에 관해 컨셉 아트, 이벤트 파트와 긴밀하게 논의해야 한다.

내부 일감이란, 우리 팀 내부에서 가지고 있는 숙제나, 우리 팀 내부에서 자체적으로 일정을 편성해도 전혀 지장없는 일감을 말한다. 도식화하면 아래와 같다.

마일스톤 일정을 잡을 때는 협업 일감과 내부 일감을 함께 고려해 현실적으로 처리 가능한 범위로 배치해야 한다.

내부 일감은 팀 내에서 자율적으로 일정을 조정할 수 있지만, 협업 일감은 타팀 상황에 따라 일정이 예고 없이 당겨지거나 미뤄질 수 있다.

하지만 내부 일감을 소홀히 하면 팀의 기반이 탄탄해지지 않아 시간이 갈수록 팀 일정이나 기조가 흔들릴 수 있다. 협업 일감에 휘둘리지 않으려면, 내부 일감 중에서도 중요도가 높은 것은 우선순위를 명확히 설정해 뒤로 미루지 말아야 한다.

우리팀 일감 생성하기

아사나에서 일감을 만드는 순간, 그 작업은 ‘공식적으로 관리되는 업무’가 된다. 따라서 생성 단계에서 정보를 명확히 입력해야 나중에 혼선이 줄어든다.

아래는 일감을 생성할 때의 체크리스트와 제안하는 기록 방법이다.

[일감 생성 체크리스트]

아사나에서 일감을 생성할 때는 다음 내용대로 작성하기를 권장한다.

• 작업 제목: 한 줄로 무엇을 하는 일인지 명확하게 적는다. (예: “캐릭터 A 스토리 초안 작성”)
• 협업/내부 구분: 커스텀 필드로 표기한다.
• 담당자: 최초 책임자 1명 지정
• 협업 참여자: 선후행 작업자 또는 협의 필요 인원 추가
• 마감일: 협업 일감은 타팀 일정 확인 후 선행 또는 후속으로 편성한다. 내부 일감은 사이사이에 편성한다.
• 우선순위: 협업 일감은 마일스톤 기준 필수 스펙은 우선도를 높이고, 나머지는 중간 우선순위로 편성한다.
• 설명란: 일감이 필요하게 된 배경, 목적, 완료 기준 등을 명시한다.

일감의 일정, 담당자, 진행 상태가 변경되거나 중단될 경우 반드시 댓글로 남긴다. 아사나는 설명란 수정 시 별도 알림이 가지 않기 때문에, 협업 참여자가 변경 사항을 놓치지 않으려면 댓글 기록이 필수다.

우리팀 일감 편성하기

일정을 짤 때는 마일스톤의 전체적인 큰 그림을 보고 일정을 편성해야 한다.

가령 팀 일감에 영향을 주는 대표적인 요인은 아래와 같은 일감이 있을 수 있다.

• 앞으로의 마일스톤
  • 신규 캐릭터 제작 여부 (컨셉 기획 등)
  • 캐릭터 USP 스펙 제작 여부
  • 캐릭터 보이스 스크립트 작성 및 녹음
• 이번 마일스톤
  • 추가 예정 캐릭터 스토리 작성 및 연출 제작
  • 배경/SFX/VFX 발주서 작성
• 지난 마일스톤
  • 버그/건의 사항 확인 및 처리

예를 들어 현재가 M2이고, M3에 아래 개발이 예정되어 있다고 가정해 보자.

• M3 캐릭터 2체 구현
• M3 캐릭터 USP 각각 1개 구현

그렇다면 최소한 M2 기간에 아래 업무를 선행 편성해야 한다.

• M3 캐릭터 스토리 제작 – 2개
• M3 캐릭터 USP 컨셉 기획 및 구현 – 각 1개

내러티브 팀은 다른 팀보다 컨셉 기획 등의 업무가 선행적으로 필요한 경우가 많다. 따라서 다른 팀이 어떤 업무를 진행할지 정해지지 않았더라도 미리 예측해서 업무를 만들어야 하는 선구안이 필요하다.

조직에 따라서는 각 부서별로 특정 스타일이나 전문 영역이 다른 이유로 주로 맡는 일감이 다를 수 있다. 예를 들어, ‘배경 담당자’라고 해도 누구는 컷인 위주로 작업할 수도 있고 누구는 스토리 배경 위주로 작업할 수도 있다. 이러한 특성을 고려하여 매 마일스톤/스프린트마다 몇 개의 리소스나 데이터 작업이 필요한지를 먼저 생각해서 일감을 선행 편성하는 게 필요하다.

우리팀 일감 분배하기

미리 일감을 다 만들어두었다면, 팀원들에게 일감을 분배해야 한다.

일감을 분배할 때는 한 사람에게 여러 작업을 병행하도록 편성하지 않는 것이 원칙이다. 병행 업무는 집중도를 떨어뜨리고, 대부분 두 작업 모두 지연되는 결과로 이어진다.

또한 마일스톤 일정은 계획대로 진행되지 않는 경우가 많다. 긴급 처리 건이 생기거나, 휴가나 건강 문제로 일정이 유동적으로 바뀔 수 있다. 하지만 모든 변수에 대비하려 하면 일정 자체를 잡을 수 없다.

4주 일정 기준으로, 최소 2일 정도 버퍼를 두면 갑작스러운 휴가나 이슈에 대응할 수 있다. 여유 있게 편성하려면 4주 중 1주를 버퍼로 비워두는 것도 방법이다.

타팀 협업 및 종속 관계 관리

게임 개발에서 한 팀의 작업은 다른 팀의 작업 완료를 기다려야 하는 경우가 많다. 내러티브 팀이 캐릭터 설정을 완료해야 아트팀이 원화를 그릴 수 있고, 원화가 완성되어야 애니메이션 작업이 시작될 수 있다.

아사나의 종속 관계 기능을 활용하면 이러한 작업 간 관계를 명확히 하고, 병목 지점을 사전에 파악할 수 있다.

일감에서 종속 관계 설정하기

종속 관계란?

종속 관계는 “A 작업이 끝나야 B 작업을 시작할 수 있다”는 관계를 명시하는 기능이다. 아사나에서는 두 가지 방식으로 표현된다:

• 선행 작업: 이 작업을 시작하기 전 완료되어야 하는 다른 작업
• 후속 작업: 이 작업이 완료되어야 시작할 수 있는 다른 작업

설정 방법

1. 일감을 열고 하단 패널에서 “종속 관계 추가” 클릭
2. ‘선행 작업’ 또는 ‘후속 작업’ 선택.
   1. 만약 이 작업이 다른 작업 먼저 되어야 한다면 ‘후속 작업’
   2. 만약 이 작업이 다른 작업 뒤에 되어야 한다면 ‘선행 작업’
3. 연결할 작업 검색 및 선택
   1. 만약 앞에서 ‘후속 작업’을 선택했다면 뒤에 진행되어야 하는 작업 선택
   2. 만약 앞에서 ‘선행 작업’을 선택했다면 먼저 되어야 하는 작업 선택
4. 타임라인 뷰에서 종속 관계 화살표로 관계 확인

실전 예시:

캐릭터 ‘삼칠이’ 제작 플로우

1. 캐릭터 컨셉 기획 – 삼칠이 (내러티브) ↓ [후속 작업]
2. 캐릭터 원화 제작 – 삼칠이 (아트) ↓ [후속 작업]
3. 캐릭터 애니메이션 제작 – 삼칠이 (애니메이션) ↓ [후속 작업]
4. 캐릭터 구현 – 삼칠이 (개발)

이렇게 연결해 두면, 1번 작업이 지연될 경우 아사나가 자동으로 경고를 보내고, 타임라인 뷰에서 전체적인 개발 흐름이 밀리는 것을 시각적으로 확인할 수 있어, 어느 팀에서 병목이 걸리고 있는지 빠르게 확인할 수 있다.

일감은 서로 ‘양방향’으로 종속 관계가 설정된다.

예를 들어, 선행 작업에서 ‘후속 작업’을 설정해 두면, 후속 작업에서는 따로 설정하지 않아도 선행 작업이 연결된다.

이러한 흐름을 계속 연결하다보면 아래와 같은 구조가 만들어진다.

주의사항:

• 종속 관계 설정은 수동이므로, 반복 작업은 템플릿에 미리 종속 관계를 설정하는 게 효율적이다
• 너무 많은 종속 관계를 걸면 타임라인이 복잡해지니, 핵심 의존 관계만 설정하자
• 순환 종속 관계는(A→B→A) 만들 수 없으니 작업 순서를 명확히 정의해야 한다

협업 부서 일감 할당하기

때로는 ‘배경 발주’ 처럼, 다른 팀에 일감을 할당하며 제작 요청을 해야하는 경우가 있다.

협업 일감을 다른 팀에 분배할 때는 단순히 “이거 해주세요”가 아니라, 상대방이 언제까지 무엇을 완료해야 하는지 명확히 해야 한다.

협업 일감 생성 시 필수 항목:

• 담당자: 상대 팀의 실무 담당자 지정
• 협업 참여자: 우리 팀 담당자 + 상대 팀 리더 추가
• 마감일: 우리 팀이 해당 결과물을 받아야 하는 시점 기준으로 설정
• 의존성: 후속 작업과 연결해 중요도 전달
• 설명란: 배경, 목적, 완료 기준을 구체적으로 명시

타팀 일감 추적 팁:

• 타팀 프로젝트를 ‘열람’ 권한으로라도 접근해 진행 상황 모니터링
• 마감 전 주기적으로 담당자에게 찾아가거나 아사나 트래킹 등의 방법으로 진행 상황 체크
• 만약 일정이 지연될 것 같으면 미리 팀 리더나 해당 실무자의 리더 등에게 일정 조정 관련 상담 진행

정리하는 글

아사나 관리자의 일은 툴을 설정하는 것보다 팀이 같은 기준으로 일하게 만드는 쪽에 가깝다. 권한을 나누고, 반복되는 일을 템플릿과 규칙으로 묶고, 커스텀 필드의 값과 사용 규칙을 정해 두는 것도 결국 “누가, 무엇을, 언제까지”를 모두가 같은 화면에서 보게 하려는 장치다.

이 글의 설정을 처음부터 한 번에 다 적용할 필요는 없다. 팀원 초대와 프로젝트 권한부터 정리하고, 일하면서 불편했던 지점을 하나씩 템플릿과 규칙으로 옮겨 가는 편이 오래간다. 단, 규칙과 알림이 늘어날수록 그것을 관리하는 비용도 함께 늘어난다는 점은 잊지 말자.

팀원 입장에서 아사나를 쓰는 방법은 협업툴 Asana 실무자 사용 가이드에 정리해 두었다.

이 글은 「협업툴 Asana」 시리즈의 5편이다. 시리즈 전체 구성과 읽는 순서는 협업툴 Asana 시리즈 안내 글에서 한눈에 볼 수 있다.