협업툴 Asana 실무자 사용 가이드

들어가는 글

하지만 우리 주변의 반응은 보통 이렇다.

Q: 혹시 협업툴 ‘Asana’를 써 보셨나요?

• “아뇨. 처음 들어봐요.”
• “들어만 보고 써본 적은 없어요.”
• “회사에서 쓰라고 해서 쓰기는 하는데 어떻게 쓰는지 잘 모르겠어요.”

여전히 갈 길이 먼 협업

‘협업(Co-work)’이 화두인 시대다.

단순히 옆 사람과 함께 일한다고 해서 ‘협업’이라고 말할 수 있을까. 조직의 규모가 커지고 나와 얽혀있는 사람이 많아질수록 내가 하는 일이 정확히 누구를 위해 무엇 때문에 하는지 점점 알기 어려워지게된다.

아니, 애초에 협업툴 이전에 ‘협업’이라는 개념 자체가 아직 조직 문화에 제대로 정착되지 않은 게 아닐까.

내로라하는 IT 기업조차 비효율적인 문서 생산과 무의미한 회의를 반복하는 매일, 뚜렷한 협업의 솔루션을 찾지 못하고 있다. 그나마 ‘잔디’나 ‘슬랙’이라는 협업툴을 사용하는 회사라면 다행인 수준이랄까.

Asana는 국내 게임회사에서는 인지도가 높지 않은 협업툴이다.

대다수 회사가 아틀라시안의 Jira나 Confluence를 사용하는 상황에서, Asana라는 이름의 협업툴은 사뭇 낯설 수 있다.

‘Asana(아사나)’를 도입한 기업은 드물고, 도입했다고 하더라도 제대로 활용하는 조직은 더더욱 찾기 힘들다. 툴을 가르쳐줘야 할 관리자나 PM조차 당장 쳐내야 할 업무에 파묻혀, 정작 중요한 ‘협업 프로세스’를 고민할 시간이 부족하기 때문이다.

이 글의 목적

그래서 준비했다. 이 글은 Asana를 도입한 회사에서 일하는 사람, 정확히는 Asana를 쓰라고 해서 써야하는데 어디서부터 손을 대야할 지 모르겠는 실무자를 위한 가이드이다.

솔직히 말해, 10명 중 9명은 이 툴을 알려줘도 한 귀로 듣고 한 귀로 흘릴 것을 안다. 그러나 나머지 한 명. 제대로 된 협업을 고민하는 당신이라면 그런 분위기에 변화를 줄 수 있다. 당신같은 소수가 결국 팀을 바꾸고, 회사를 바꾸며, 나아가 우리 척박한 협업 문화를 바꿔나갈 씨앗이 될 테니까 말이다.

Asana는 완벽한 협업툴은 아니다. 회사의 모든 업무를 이 협업툴만으로 해결할 수는 없다.

Asana가 특화되어 있는 지점은 바로 ‘Task’ 관리다. 내가 해야 할 일을 직관적으로 보여주고, 내가 누구와 협업하는지 알 수 있으며, 내 작업이 프로젝트 전체 공정에서 어느 지점에서 개발되는지 안다.

마일스톤과 스프린트 단위로 관리되는 Asana는 더욱 강력하다. 그야말로 프로젝트 전체 공정에서 우리가 현재 어디쯤 와 있는지 볼 수 있다. 개발은 유연해지고, 투명해지며, 크런치를 하지 않고도 언제나 텐션 있게 일을 할 수 있게 우리를 긴장하게 하는데 도움을 준다.

필자는 Asana 덕분에 일하는 게 많이 즐거워졌다. 이 글이 독자 분들의 퇴근 시간을 앞당기고, 더 매끄러운 협업을 할 수 있게 하는 데 보탬이 되길 바란다.

Asana 시작하기

먼저, Asana를 사용하려면 Asana 공식 홈페이지에 접속해서 계정을 생성해야 한다.

• 공식 홈페이지 주소: https://asana.com/ko
• 아사나 파트너스 주소: https://productivity.kr/

개인이 사용하고 싶다면 개인 이메일로 가입할 수 있지만, 무료 개인 계정은 기능 제약이 많아(협업 기능 제한 등) 단순히 맛보기용에 그칠 수 있다.

Asana를 설치할 수도 있는데, 반드시 설치해야만 하는 건 아니지만 웬만해서는 설치해서 쓰는 게 편리하다.

모바일 앱도 다운받을 수 있는데, 굳이 모바일 앱까지 설치하지는 않아도 된다. 앱은 다운받아놓으면 ‘내 일감’만 확인하거나 다른 사람의 일감이 완료되었을 때 알림을 받고 싶다면 유용하다. 하지만 그 외의 경우에는 앱의 기능이 다소 불편한 관계로 잘 쓰게 되지 않았다.

화면을 보기 전에 Asana가 일을 어떻게 묶는지부터 짚고 넘어가자. 큰 범주부터 포트폴리오 > 프로젝트 > 섹션 > 작업 > 하위 작업 순서다. 실무자가 매일 만나는 건 대부분 ‘작업’과 ‘하위 작업’이다.

1. 홈 화면 익숙해지기

Asana를 실행하면 가장 먼저 만나는 곳이 ‘홈(Home)’ 화면이다. 출근 직후 오늘 내가 처리해야 할 업무를 한눈에 파악하기 가장 좋은 곳이다.

(만약 다른 화면이 띄워져 있다면 아사나의 좌측 상단을 보면 ‘홈’ 버튼이 있다. 이것을 선택한다.)

홈 화면의 구성은 크게 위와 같다. 하나씩 살펴보자.

꼭 알아야 할 영역들

1. 브리핑 영역
   • 오늘 날짜, 내가 이번 주(또는 이번 달) 처리한 작업, 나와 협업한 사람의 수를 볼 수 있다.
2. 내 작업 영역
   • 내게 할당된 작업(Task), ‘마감일이 지난 작업, 완료된 작업을 볼 수 있다.
   • 작업의 구체적인 내용을 알고 싶다면, 각 작업을 클릭/터치하면 내용을 볼 수 있다.
3. 할 일 목록
   • 내가 맡은 작업(Task)의 제목을 확인할 수 있다.
   • 작업의 수가 많을수록 내게 할당된 일이 많다는 의미이다.
4. 할 일 태그/기한
   • 내가 해야 할 작업의 마감 기일과, 그 작업과 연관된 프로젝트를 알 수 있다.
   • 만약 마감 기한이 지난 일이 있다면 ‘붉은 글씨’로 표시된다.
   • 위 -> 아래 순으로 마감이 급한 것이니, ‘위’에 있는 일부터 처리하면 된다!

팁 요약

1. ‘마감일 지남’ 일감부터 먼저 확인하고 처리하자.
2. 급한 일일수록 ‘위’에, 덜 급한 일일수록 ‘아래’에 뜬다.
3. 각 작업이 구체적으로 무엇을 해야하는 지 알고 싶다면, 클릭해보면 알 수 있다.

2. 아사나로 내 일정 확인하기

대부분 실무자들은 내가 할 일(Task)를 내가 직접 생성하기보다는 팀장이나 사수, 매니저 등에 의해 할당받는 경우가 잦을 것이다.

내가 해야 할 일을 할당 받았다면, ‘내 작업’에 들어가면 확인할 수 있다.

앞서 ‘홈’에서도 확인할 수 있다는 사실을 알 수 있었지만, 내가 맡은 일의 구체적인 내용을 알기 위해서는 ‘내 작업’에서 확인하게 된다.

이제 각 뷰 타입(보는 방법)의 차이점을 통해 내게 편한 내 작업 확인 방법을 살펴보도록 하자.

목록 뷰

내가 속한 조직에 따라 각 작업(Task)과 기한을 하루 단위로 잘게 쪼개는 팀이 있고, 작업을 최소 며칠에서 몇 주 단위로 크게 쪼개는 팀이 있을 수 있다.

목록 뷰는 내가 할 일이 각각 한 줄마다 나타나므로 내가 맡은 Task의 양이 많다면 그것을 한 눈에 볼 수 있다는 장점이 있다.

1. 뷰 타입 선택
   • 현재 내가 보고 있는 ‘뷰 타입’과, 또 다른 뷰 타입으로 전환할 수 있는 버튼이 있다.
   • ‘목록 뷰’를 보고 있다면 ‘목록’이 볼드체로 표시된다.
2. 내 작업 영역
   • 내가 해야 할 일과, 내가 이미 처리한 일을 볼 수 있다.
   • 완료한 일은 회색 글씨로 표시된다. ○ 모양의 아이콘이 ●로 바뀐 것으로도 알 수 있다.
   • 섹션 별로 볼 수 있는 일감이 다르다. 예를 들어 ‘진행중’, ‘완료’라는 섹션이 있다면, 완료된 Task는 ‘완료’ 섹션에 있을 확률이 높다.
3. 마감일
   • 내가 맡은 일의 기한이다.
   • 마감일 지정이 되어있지 않은 경우 내가 해야 할 일이 언제까지 끝나야하는지 알 수 없다.
     • 본인에게 일정 편성 권한이 있다면 직접 기한을 설정하자. 만약 아니라면 PM이나 팀장, 사수 등에게 기한 지정을 요청하자.
   • 6번의 ‘옵션’ 영역에 있는 ‘정렬’을 ‘오름차순’ 정렬하면 급한 일부터 안 급한 일 순으로 볼 수 있다. (단, 섹션에 따라 구분되는 것에 유의하자.)
4. 프로젝트
   • 내가 맡은 일이 어느 ‘프로젝트’에 속해있는지 알 수 있다.
   • ‘프로젝트’란 쉽게 말해 하나의 커다란 폴더이다. 가령, 내 소속이 시나리오팀이라면 ‘시나리오’라는 이름의 프로젝트를 관리하고 있을 수도 있다. 이번에 내가 맡은 작업이 ‘1챕터 시나리오 작성’이라면, 시나리오라는 프로젝트에 포함되어야 한다.
   • 프로젝트라는 개념은 실무자는 몰라도 된다. 하지만 관리자라면 알아두어야 추후 유사한 작업끼리 묶을 수 있어서 좋다.
5. 협업 참여자
   • (보통은) 이 작업을 생성해준 사람(팀장이나 매니저 등)이 들어가 있다.
   • 센스있는 조직이라면, 내가 같이 일하는 상대방(예: 컨셉 아티스트, 애니메이터, 프로그래머 등)을 협업 참여자로 넣자.
   • 내가 이 작업을 완료하면, 협업 참여자에게도 알림이 간다.
6. 옵션
   • 만약 좀 더 깔끔하게 목록 뷰를 관리하고 싶다면 이쪽에 주목하자.
   • 보통은 마감일에 ‘오름차순 정렬’만 체크해도 깔끔하게 정리되는 편!

보드 뷰

‘보드 뷰’는 내가 맡은 작업이 마치 보드에 붙여놓은 ‘포스트잇’처럼 보이는 뷰 타입이다.

보드 뷰의 가장 큰 장점은 ‘시각화’다.

각 작업의 진행상태를 내가 지정한 ‘섹션’에 따라서 잘 분류해놓았다면, 각 작업의 ‘진행상태’ 파악에 ‘보드 뷰’만한 게 없다.

특히 협업툴이 낯선 사람에게도 다른 뷰 타입보다 접근성이 좋다(쉬워보인다)는 점도 보드 뷰의 큰 장점이다.

트렐로를 쓰던 사람은 이미 익숙한 뷰일텐데, 이 구조에 적응하는 데 오래 걸리지 않을 거다.

1. 뷰 타입 선택
   • 현재 내가 보고 있는 ‘뷰 타입’과, 또 다른 뷰 타입으로 전환할 수 있는 버튼이 있다.
   • ‘보드 뷰’를 보고 있다면 ‘보드’가 볼드체로 표시된다.
2. ‘백로그’ 섹션에 있는 내 작업(Task)
   • 보통 당장의 중요도가 낮거나(시급하지 않거나), 일정이 현재 편성되지 않은 작업이 백로그 Task로 구분된다.
   • 만약 일을 하다가 ‘아! 언젠가 그거 해두면 좋지’ 같은 일감은 백로그에 추가해두면 좋다.
3. ‘진행중’ 섹션에 있는 내 단일 작업(Task)
   • 내게 할당되어 있는 단일 일감이다.
     • ※작업해야 하는 날짜가 지난 바람에 현재 날짜가 빨간 글씨로 표기되어 있다.
4. ‘진행중’ 섹션에 있는 내 마스터 작업(Tasks)
   • 내게 할당되어 있는 커다란 일감이다.
     • Asana에서는 하나의 작업에 여러 개의 하위 일감을 묶어놓을 수 있다. 이름은 Task로 동일하지만, 구분을 위해 ‘마스터 작업’이라고 이름을 붙였다.
     • ※일감 아래의 숫자 20은 이 작업의 하위 작업(sub-tasks)이 20개가 묶여 있음을 의미한다.
5. ‘완료’ 섹션에 있는 내 완료한 작업
   • 완료한 작업은 작업명 앞에 녹색 체크표시가 보이며, Task 안의 글자가 모두 옅은 회색으로 표시된다.
6. 옵션
   • 만약 좀 더 깔끔하게 보드 뷰를 관리하고 싶다면 이쪽에 주목하자.
   • 보통은 필터링에 ‘이번 주 마감’만 체크해도 깔끔하게 정리되는 편!

구글 캘린더로 보기

내 작업을 ‘캘린더’로 관리하고 싶다면 어떨까?

아사나에서는 ‘캘린더 뷰’를 지원하지만, 꽤 지저분하게 정리된다.

그래서 필자는 Asana를 사용하면서 캘린더 뷰를 그다지 사용해본 기억이 없다.

(캘린더 뷰를 사용하려면 일감을 ‘기간’이 아니라 ‘마감기한’ 단위로 관리해야 하며, 동시에 할당된 일감의 수가 많지 않아야 한다. 그렇지 않으면 가독성이 매우 나빠진다.)

위에 소개한 까다로운 방법이 아니고서야 캘린더로 내 일감을 관리하는 건 영영 불가능한 걸까?

다행히 방법이 있다. 바로 ‘구글 캘린더’로 관리하는 방법이다.

구글 캘린더로 관리했을 때의 대표적인 장점은 아래와 같다.

• ‘주 단위’로 일정 관리하기가 용이하다.
• 평소 구글 캘린더를 쓰는 사람은 한 눈에 일정을 모두 파악할 수 있다.

구글 캘린더로 관리했을 때의 대표적인 단점은 아래와 같다.

• Task 개수가 많으면 복잡도가 매우 높아진다.
• 최초 세팅이 다소 번거롭다.

이하는 구글 캘린더를 추가하는 방법이다.

단, 캘린더로 관리하는 방법에도 또다른 단점이 있다.

Asana -> 구글 캘린더로의 ‘동기화’ 속도가 그렇게 빠르지 않다는 점이다.

실시간으로 일정이 바뀌고 민첩하게 개발에 대응해야하는 조직에서는 캘린더의 느린 ‘동기화’가 되려 방해가 될 수 있으니, 이런 조직 구성원이라면 캘린더 뷰를 사용하는 걸 그다지 권장하지 않는다.

타임라인으로 관리하기

목록 뷰가 ‘오늘 할 일’을 챙기는 데 좋다면, 타임라인은 ‘전체 흐름’을 읽는 데 유용하다.

타임라인 뷰의 가로축은 시간, 세로축은 할 일을 나타낸다. 막대그래프 형태로 일정을 시각화해서 보여주는데, 간트 차트와도 닮은 점이 많다.

예를 들어, 하나의 작업에 워킹데이 20일이 소요되는 일을 맡았다고 가정해 보자. 타임라인 뷰는 워킹데이 20일 중에서 오늘이 며칠인지 시각적으로 확실하게 보여준다.

사실 타임라인 뷰는 개개인의 작업자보다는 프로젝트 전체 일정을 조율해야 하는 PM, 그리고 해당 작업자의 앞 뒤 작업이 연관되어 있는 사람에게 유용하다. (앞단에서 작업이 늦어지면 뒷단에서 얼마나 고통받는지 시각적으로 바로 알 수 있다.)

예를 들어 매일 리더 회의를 여는 조직이라면 모든 실무자의 작업 현황을 타임라인 뷰로 띄워 놓고 회의하는 방식이 잘 맞는다. 그만큼 타임라인 뷰는 사람 수가 얼마나 많든 간에 일정을 시각적으로 파악하기 굉장히 편리하여 관리자에게 유용한 뷰 타입이다.

타임라인 뷰의 핵심은 바로 ‘종속관계’의 연결을 시각적으로 볼 수 있다는 점이다.

종속관계란, 쉽게 말해 A 작업이 끝나야 B 작업을 시작할 수 있는 구조의 관계로 이루어진 일감을 의미한다.

예를 들어, ‘아레스 캐릭터 컨셉 기획서’라는 일감과 ‘아레스 캐릭터 컨셉 아트 작업’이라는 일감이 있다고 가정해 보자.

아레스 캐릭터 컨셉 아트 작업은 아레스 캐릭터 컨셉 기획서 작성 작업이 끝나기 전에 시작할 수 없다. 왜냐하면 아직 기획서가 나오지도 않았는데 원화 작업을 할 수는 없기 때문이다.

게임 개발 과정에는 이런 식으로 ‘종속관계’로 묶인 일감이 굉장히 많다. 그런데 이 종속관계를 제대로 이해하지 않고 일정을 짜게 되면, 어떤 팀은 매일매일 병목이 걸려서 일은 많은데 일을 할 수 없게 되고, 어떤 팀은 매일매일 일은 많이 하는데 주변 팀에서 보면 결과물이 늦게 나오는 것처럼 보이는 오해를 살 수 있다.

Asana는 협업 시 이러한 문제가 구조적으로 발생하는 일을 잡아주는 데도 도움이 된다.

그밖에도 두 가지 팁이 있다.

• 일정 자동 조정: Asana에서는 종속 관계가 설정된 상태에서 앞선 작업의 일정이 밀리면, 뒷단 작업들도 자동으로 밀리게 설정할 수 있다. 대신, 옵션에서 미리 체크해둬야 한다.
• 색상 활용: 태그(Tag)나 커스텀 필드 별로 막대 색상을 다르게 설정하여, 게임 디자인팀 일감과 아트팀 일감을 시각적으로 구분할 수 있다. 마찬가지로 다른 팀도 색상으로 일감을 구분할 수 있다.

정리하는 글

Asana는 협업툴이기 앞서, 하나의 도구이다. 도구는 도구일 뿐이라는 말이 있다.

하지만 이 도구도 제대로 활용한다면, ‘누가 뭐를 언제까지로 하기로 했었지?’라고 메신저를 뒤지는 시간을 아껴 진짜 중요한 일에 집중할 수 있게 될 것이다.

이 글은 「협업툴 Asana」 시리즈의 4편이다. 시리즈 전체 구성과 읽는 순서는 협업툴 Asana 시리즈 안내 글에서 한눈에 볼 수 있다.